開會是企業活動很重要部分。事實上，每年都在會議使用花上超多的時間。根據這篇文章，主管人員花費大約50％的時間參加會議，糟糕的是，這些會議通常是毫無生產力效用。這正是 XMind 軟體可以幫助的地方。經由正確的會議管理，您的會議可以變得更加有效率更加有效用

準備會議議程

在會議之前做好準備，是確保會議討論會有具體功效首要工作。利用 XMind 軟體則是確保所有參加會議人員可以立即了解議程的最佳方式。準備會議時，您可以先建立一個空白的心智圖，先在中心主題簡單地輸入當日會議的主題。使用 Enter 或 Tab 鍵，可以快速輸入會議各個相關資訊，如會議日期、參加人員等等。

如果有相關的背景資訊或會議資料，只需將檔案直接拖放到 XMind 心智圖分支主題項目上作為附件。也可以在主題項目上使用 Ctrl + H 快捷鍵來建立網頁網址或電腦檔案的超連結。

如下圖所示，會顯示出附件或連結的圖示鈕，需要時可以隨即叫用開啟。如此一來，在同一個地方集合了全部所需要的資訊，即可大大節省時間並提高會議效率。

若要提供相關例示例，則可以在該主題項目上附加備註(Note)，有助於保持心智圖簡潔。為了視覺化的表達資訊，甚至可以直接將圖片資料插入備註中。如果不想錯過任何會議的資訊，或者已經厭倦手敲鍵盤輸入文字，利用 XMind Pro 提供的錄音功能，可以在一般會議、腦力激盪會議或其它活動中即時錄下語音作為附件資訊，能夠在不打字的情況下加註主題。

以明確的結果圓滿結束會議

如果會議結束而沒有採取任何行動步驟，會議就失去意義了。利用 XMind Pro 可以很容易地在任務資訊面板中分配任務。再經由分享功能，可以將心智圖分享給所有參加人員。這樣一來，整個團隊了解會議討論的內容及決定、及各人所負責的的任務項目，就就可以向前邁進了。

做好自我準備

沒有時間去進行準備工作嗎？不用擔心，為了幫助你快速投入使用，軟體 XMind 提供多樣種精心設計分類好的的範本可以選擇，可以在啟動 XMind 軟體時，一下就可找到找「會議管理」的範本加以套用了。

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